Conditions générales

1. Objet et parties

Ces conditions générales régissent l’abonnement et l’utilisation de TimeLeaf, service en ligne de suivi des heures, des absences et de préparation de la paie, entre François Dive, entreprise en personne physique (Rue des Vennes 31, 4020 Liège, BCE 1012.974.958, « nous ») et l’entreprise qui crée un compte (« le client »). Les salariés invités par le client utilisent le service dans le cadre défini par celui-ci.

Le service est réservé aux professionnels (entreprises, indépendants, associations, pouvoirs publics) agissant pour leur activité. En créant un compte, la personne qui l’ouvre confirme qu’elle est habilitée à engager le client et accepte ces conditions en son nom.

2. Compte et accès

Le client désigne ses administrateurs et invite ses salariés. Chacun garde son mot de passe confidentiel. Le client veille à retirer l’accès des personnes qui quittent l’entreprise (fonction « Sortie »).

3. Engagements du client

• Informer ses salariés de l’enregistrement de leur temps de travail et respecter les règles applicables (règlement de travail, concertation sociale, durée du travail).
• Vérifier les données qu’il saisit ou valide, notamment avant de les transmettre à son secrétariat social.
• Ne pas utiliser le service à des fins illicites ni tenter d’en compromettre la sécurité.

4. Essai gratuit

Chaque nouvelle entreprise bénéficie d’un essai gratuit de 30 jours, sans moyen de paiement demandé. L’essai ne se transforme pas tout seul en abonnement payant. À son terme, sans abonnement, le compte passe en lecture seule : les données restent consultables et exportables, mais plus rien ne peut être pointé ni modifié.

5. Prix

L’abonnement coûte 5 € hors TVA par personne active et par mois. Une personne active est un membre de l’entreprise dont l’accès est ouvert dans TimeLeaf, quel que soit son rôle ; une personne sortie n’est plus comptée à partir du lendemain de sa date de sortie. La TVA belge (21 %) s’ajoute au prix.

Le montant suit l’équipe : une arrivée ou un départ en cours de mois est ajusté au prorata sur la facture suivante. Nous pouvons modifier nos prix en prévenant le client par e-mail au moins 30 jours à l’avance ; le nouveau prix s’applique à la période qui suit, et le client peut résilier avant s’il ne l’accepte pas.

6. Paiement et factures

L’abonnement est mensuel et payable d’avance, par carte ou par domiciliation SEPA, via notre prestataire de paiement Stripe. Nous n’avons jamais accès aux numéros de carte. Pris pendant l’essai, l’abonnement n’est facturé qu’à la fin de celui-ci. Les factures sont envoyées par e-mail et restent disponibles depuis la page « Abonnement ».

En cas d’échec de paiement, Stripe représente le prélèvement pendant quelques jours et le client est prévenu dans l’application. Si le paiement n’aboutit pas, l’abonnement prend fin et le compte passe en lecture seule jusqu’à la régularisation.

7. Durée et résiliation

L’abonnement est sans engagement de durée et se renouvelle chaque mois. Le client peut le résilier à tout moment depuis la page « Abonnement » ; la résiliation prend effet à la fin du mois déjà payé, qui n’est pas remboursé. Le compte passe ensuite en lecture seule.

Nous pouvons mettre fin au contrat en cas de manquement grave du client (usage illicite, atteinte à la sécurité, défaut de paiement persistant), après une mise en demeure par e-mail restée sans effet pendant 15 jours, ou sans délai si la sécurité du service l’impose. Si nous cessons de proposer le service, nous prévenons les clients au moins 3 mois à l’avance et remboursons la part payée et non utilisée.

8. Disponibilité et sauvegardes

Nous faisons de notre mieux pour que le service soit disponible en permanence et sauvegardons la base chaque jour. Des interruptions peuvent survenir pour maintenance ; nous les annonçons à l’avance quand c’est possible. Il s’agit d’une obligation de moyens.

9. Protection des données (sous-traitance, article 28 du RGPD)

Pour les données de ses salariés, le client est responsable du traitement et nous sommes son sous-traitant. Nous nous engageons à :

• ne traiter ces données que pour fournir le service, selon les instructions du client ;
• garantir la confidentialité des personnes et prestataires ayant accès aux données ;
• appliquer des mesures de sécurité adaptées (chiffrement des connexions, contrôle des accès, sauvegardes, historique inaltérable) ;
• ne recourir qu’aux sous-traitants ultérieurs listés dans la politique de confidentialité, et prévenir le client de tout changement, qu’il peut refuser en résiliant ;
• aider le client à répondre aux demandes des personnes (export et suppression des données intégrés au service) ;
• notifier au client toute violation de données dans les meilleurs délais, et au plus tard 48 heures après en avoir eu connaissance ;
• supprimer ou restituer les données à la fin du contrat, au choix du client ;
• fournir les informations nécessaires pour démontrer le respect de ces obligations.

10. Responsabilité

Le service aide à calculer les heures, les heures supplémentaires, les primes et les soldes de congés, mais ne remplace ni le conseil juridique ni le secrétariat social. Notre responsabilité est limitée aux dommages directs et prouvés, dans la limite des sommes payées par le client au cours des 12 mois précédant le fait dommageable. Cette limite ne s’applique pas en cas de faute intentionnelle ou de fraude.

11. Fin du contrat et données

Le client peut exporter toutes ses données et supprimer son entreprise à tout moment depuis les réglages, même en lecture seule. La suppression est définitive ; les sauvegardes sont effacées sous 30 jours. Une entreprise restée sans abonnement pendant 12 mois après la fin de son essai ou de son abonnement peut être supprimée, après un avertissement par e-mail envoyé au moins 30 jours à l’avance.

12. Modifications, droit applicable et contact

Nous informons les clients de toute modification importante de ces conditions au moins 30 jours à l’avance. Ces conditions sont soumises au droit belge ; à défaut d’accord amiable, les tribunaux de l’arrondissement judiciaire de Liège sont seuls compétents. Pour toute question : divefrancois@gmail.com.